Así impulsa la facturación electrónica la formalización de las empresas colombianas

La implementación de la factura electrónica no solo ha contribuido a combatir la evasión fiscal, impulsar la formalización y abrir un camino hacia el crecimiento y la prosperidad de miles de pequeñas y medianas empresas. Su implementación obligatoria, decretada en 2018, abrió también todo un abanico de oportunidades y posibilidades.

El 99,5 % del tejido empresarial colombiano, más de 1,5 millones de empresas, está compuesto por mipymes, en su mayoría de sectores como servicios, comercio, manufactura y construcción, y aportan el 35 % al PIB, según Acopi. Muchas de ellas operan en la informalidad, por eso la facturación electrónica se ha convertido en un catalizador para la formalización, la profesionalización y el crecimiento.

Pero, además, la facturación en papel, común todavía en las transacciones comerciales, era un terreno fértil para la evasión fiscal. La manipulación y falsificación de facturas eran prácticas recurrentes que afectaban tanto al fisco como a las empresas honestas. La facturación electrónica busca poner fin a estas prácticas al establecer un sistema digital mucho más transparente y seguro.

“Hemos sido testigos de cómo estas empresas se quieren volver visibles no solo para la Dian, sino para sus partes interesadas como proveedores y posibles financiadores, que encuentran en la información que las facturas remiten una fuente para valorar la capacidad de pago y la dimensión operacional de los facturadores”, afirman desde la Dian.

Quienes facturan electrónicamente, según la Dian, se han dado cuenta que hacerse visibles a través de las operaciones registradas en las facturas electrónicas les facilita más ingresos y otras fuentes de recursos para continuar creciendo. “De esta forma, actualmente hay más de 1.168.000 facturadores electrónicos, que transmiten más de 10 millones de documentos diariamente”, agrega la Dian.

Adicionalmente, en un estudio realizado por la Cámara de Comercio de Bogotá se observó que las pymes que implementaron la facturación electrónica lograron una reducción de costos de hasta el 50 %, en comparación con la facturación física.

Además, la ley otorgó a la Dian la facultad de administrar el registro de facturas electrónicas como título valor, conocido como RADIAN. “Más de 33.000 facturadores utilizan este servicio para endosar mensualmente más de 150.000 facturas, por un valor que oscila entre 2,5 y 3,2 billones de pesos. Esta iniciativa proporciona una alternativa para que las mipymes obtengan liquidez de manera rápida. Se trata de un ecosistema en crecimiento en el país, con el potencial de multiplicarse por diez en los próximos cinco años”, revela la Dian.

Cada factura electrónica emitida queda registrada en la nube, accesible tanto para el comprador como para la Dian. Esta trazabilidad permite también un control de las transacciones, dificultando la evasión fiscal y promoviendo la cultura de la honestidad tributaria. También, la Dian ha implementado un servicio gratuito para los facturadores, el cual es utilizado por el 27 % de ellos y es responsable de generar el 10 % de los documentos que se envían para su validación.

“El crecimiento de los ingresos tributarios ha tenido un comportamiento positivo y con tendencias superiores al crecimiento de la economía, que coinciden con la implementación y masificación de la factura electrónica de venta durante los últimos años”, añade la Dian.

Para los compradores, la facturación electrónica también representa un cambio positivo. Ahora pueden acceder a soportes validados por la Dian en formato electrónico, que les permiten utilizarlos como costos o deducciones en el impuesto sobre la renta. Además, disfrutan de la facilidad de tener los soportes de sus compras para servicios post venta en sus correos electrónicos, eliminando la necesidad de manejar papeles que se pierden o deterioran con el tiempo.

Esta herramienta también se ha convertido en una fuente de información para los facturadores, visibilizando su desempeño empresarial y potencial de crecimiento. Funciona también como un repositorio oficial donde las transacciones quedan registradas ante la administración tributaria. Proveedores y financiadores también la utilizan para acceder a datos de transacciones, facilitando el acceso al crédito y la promoción de operaciones comerciales.

“Hay mucho todavía por hacer para masificar este servicio, pero es muy prometedor para las pymes las posibilidades que este ecosistema les está ofreciendo para obtener liquidez con alternativas diferentes al crédito tradicional”, concluye la Dian.

Sin embargo, a pesar de los beneficios, la implementación de la facturación electrónica también ha presentado algunos retos para las empresas colombianas, pues en algunos casos los costos de implementación que conllevan la adquisición de software, la capacitación del personal y los posibles cambios en la infraestructura tecnológica pueden representar una inversión inicial significativa. Así lo cree Juan Carlos Arbeláez, socio de Impuestos y Servicios Legales de Crowe Colombia.

“Esto aunado a la necesidad imperativa de contar con una conexión a internet estable para la transmisión de las facturas electrónicas, lo que puede ser un obstáculo en zonas con acceso limitado, especialmente en las regiones apartadas, que en muchos casos no gozan de una infraestructura de telecomunicaciones sólida”, agrega el experto.

Para Daniela Alarcón, gerente comercial de Defontana, otro de los desafíos por superar es el hecho de que “la mayoría de los comercios pequeños aun no conocen en qué consiste este tema y si están obligados o no. A eso debemos sumarle que para implementar estos procesos los comercios deben contar con herramientas tecnológicas y sistematizar los negocios”.

Pymes que transforman su realidad

Las historias de éxito son la prueba del impacto que esta herramienta ha tenido en el tejido empresarial colombiano. Una tecnología que no solo cambia la forma de facturar, sino que también ha transformado la gestión de miles de empresarios.

Un ejemplo es el Centro Jurídico Internacional, fundado en 2001 en Bogotá y que ya cuenta con 130 empleados y sedes en Villavicencio, Tunja, Ibagué y Chía. Lindsay Ordoñez, gerente administrativa, dice que al adoptar la facturación electrónica pudieron acceder a la información de sus clientes y obtener financiamiento.

“Ha sido fundamental porque optimiza nuestros procesos internos y aprovecha la capacidad de nuestros colaboradores. También, hemos mejorado el impacto ambiental al reducir el desperdicio de papel y usamos mucho mejor los recursos físicos. A nivel administrativo, nos ha permitido acceder de manera eficaz a la información. Además, ha sido clave para obtener información valiosa de nuestros clientes y proveedores, facilitando el acceso a financiamiento y generando confianza en el mercado. Y hemos logrado un crecimiento sólido y un impacto positivo en nuestra sociedad”, agrega.

Delight Cane es una empresa que vende productos de panela orgánica pulverizada, y con la facturación electrónica mejoró su control de la información. Hoy, esta eficiencia les permite tomar decisiones en tiempo real y aumentar sus ventas.

Helen Ramírez, gerente y fundadora de esta empresa con nueve empleados, entre directos e indirectos y fundada en 2016 en Bogotá, asegura que desde antes de que la facturación electrónica se volviera obligatoria, ya estaban inmersos en el tema. “Desde hace años abandonamos el uso de Excel para manejar nuestra contabilidad, lo que ha tenido un impacto significativo en nuestra gestión. Contar con facturación electrónica y un software contable nos ha permitido una gestión y organización eficientes de la información contable, facilitando la toma de decisiones oportunas con datos en tiempo real”, afirma Ramírez.

Según la directiva, esta tecnología les abre oportunidades con clientes más grandes, lo que contribuye a la formalización y al crecimiento empresarial. “Este sistema no solo demuestra el cumplimiento normativo ante terceros, sino que también amplía el acceso a mercados con clientes potenciales de mayor tamaño que requieren este tipo de facturación. Por otro lado, facilita el acceso a financiamiento al proporcionar información contable real, como se evidenció en nuestro programa del año pasado, donde la facturación electrónica y la contabilidad precisa fueron clave para obtener financiamiento”, concluye Ramírez.

Testimonios que inspiran

Iván Darío Duque es representante legal de Filtramed SAS, una compañía fundada en Medellín en 2013 que cuenta actualmente con cuatro empleados. “La implementación de la factura electrónica ha fortalecido nuestro control para la legalización de impuestos ante la Dian, al corroborar la información en su plataforma. En el ámbito de ventas ha sido invaluable, ya que muchos clientes exigen este tipo de factura, facilitando el cierre de negocios. La factura electrónica ha sido un requisito para atraer nuevos clientes”.

Silvia Deulofeutt es contadora pública y fundó la empresa que lleva su mismo nombre en 2012 en Amagá, Antioquia. Actualmente cuenta con seis empleados en su equipo. “La facturación electrónica no solo impacta positivamente en las empresas, sino que también transforma la cultura organizacional al promover la eficiencia y la planificación fiscal. Permite una gestión contable en tiempo real, con seguimiento de facturas y otros documentos electrónicos antes incluso de su recepción física. Esto facilita una administración más eficiente, especialmente en entornos con alto volumen de transacciones. En el área de compras, se hace indispensable enfocarse en solicitar documentos electrónicos para respaldar la contabilidad, lo que contribuye a una mejor planeación fiscal y flujo de caja. Como contadora, destaco la importancia de esta transición hacia lo electrónico, no solo para cumplir con la normativa, sino también para mejorar la competitividad internacional de las empresas y asegurar una gestión fiscal responsable y eficaz”.